جمیل احمد

جب آپ صبح دفتر جاتے ہیں تو آپ سب سے پہلے کیا کرتے ہیں؟ زیادہ تر لوگ اپنی پسند کے  مطابق چائے یا کافی کا ایک کپ لیتے  ہیں، اپنا ای میل چیک کرتے ہیں، اور دن کے لیے اپنے کاموں کی ترجیحات طے کرتے  ہیں۔ لیکن یہ طے کرنے کے لیےکہ سب سے پہلے کیا کرنا ہے، آپ  کون سی تکنیک استعمال کرتے ہیں؟

ایک عام تکنیک ہے جسے  Pareto اصول کہا جاتا ہے۔ اسے  80/20 اصول بھی کہا جاتا ہے۔ یہ تکنیک آپ کو اپنے سب سے زیادہ نتیجہ خیز  کاموں کا تعین اور ترجیح طے کرنے  میں مدد دے سکتی  ہے، جس سے آپ کی دن بھر کی پیداواری صلاحیت بڑھ جاتی ہے۔

Pareto اصول کیا ہے؟

Pareto اصول بتاتا ہے کہ بہت سے معاملات میں ، تقریباً 80 فی صد نتائج کی  20 فی صد وجوہات  ہوتی ہیں۔ دوسرے لفظوں میں، وجوہات کی ایک چھوٹی سی فیصد کا اثر بہت زیادہ  کاموں پر پڑتا  ہے۔ اس تصور کو سمجھنا ضروری ہے کیونکہ اس سے آپ کو یہ شناخت کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ کون سے اقدامات کو ترجیح دینی ہے تاکہ آپ زیادہ نتیجہ خیز کام کر سکیں۔

یہ رجحان کچھ مختلف ناموں سے بھی جانا جاتا ہے:

-پیریٹو کا اصول

-80/20 اصول (عام طور پر یہی نام معروف ہے)

-چند اہم چیزوں  کا قانون

-کم وجوہات  کا اصول

80/20 قاعدہ کوئی ثابت شدہ   ریاضیاتی مساوات نہیں ہے، بلکہ ایک عمومی رجحان ہے جسے معاشیات، کاروبار، وقت کے انتظام اور یہاں تک کہ کھیلوں میں بھی دیکھا جا سکتا ہے۔

پیریٹو اصول کی عمومی مثالیں:

-پودے کے 20 فی صد حصے پر 80 فی صد پھل لگتے ہیں۔

-کمپنی کا 80فی صد منافع 20فی صد  صارفین سے حاصل ہوتا  ہے۔

-20فی صد  کھلاڑیوں کی محنت کے نتیجے میں 80فی صد پوائنٹس حاصل ہوتے ہیں۔

آپ 80/20 اصول کو کیسے استعمال کرسکتے ہیں؟

اب 80/20 اصول تقریباً ہر جگہ استعمال  ہوتا ہے۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ 80/20 اصول اس بات کا تعین کرنے میں مدددیتا  ہے کہ آپ اپنی کوششوں سے زیادہ سے زیادہ فائدہ حاصل  کرنے کے لیے کن کاموں پر  توجہ مرکوز کر سکتے ہیں۔

Pareto اصول  بتاتا  ہے کہ 80فی صد نتائج 20فی صد کوششوں  سے آتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس کسی بھی قسم کا کام ہے جسے چھوٹے حصوں میں تقسیم کیا جا سکتا ہے، تو Pareto اصول آپ کو یہ شناخت کرنے میں مدد کر سکتا ہے کہ اس کام کا کون سا حصہ سب سے زیادہ اثر انگیز ہے۔

اس اصول کے عملی استعمال  کی چند مثالیں یہ ہیں:

یہ بھی پڑھیں: منظم زندگی

نتیجہ خیزی

آپ 80/20 اصول کا استعمال دن کے کاموں کی ترجیحات طے کرنے کے لیے کر سکتے ہیں، تاکہ آپ کا دن کامیاب، پیداواری اور نتیجہ خیز ہو۔

خیال کیا جاتا  ہے کہ آپ کے پورے دن کے کاموں کی فہرست  میں سے، 20فی صد کام ایسے ہوں گے جن  کو مکمل کرنے کے نتیجے میں آپ اس دن کے لیے80 فیصد نتائج پیدا کر سکتے ہیں۔ لہذا زیادہ سے زیادہ نتائج حاصل کرنے کے لیے، یہ دیکھیں  کہ کون سے کام آپ کی ٹیم کے لیے سب سے زیادہ اثر پیدا کر سکتے  ہیں اور اس دن ان پر توجہ مرکوز کریں۔

ایسا کرنے کے لیے،دن کے سارے کاموں کی فہرست بنائیں۔ پھر شناخت کریں کہ ان میں سے کون سا کام سب سے زیادہ اثر پیدا کرے گا۔ کیا آپ کے کسی کام میں دوسرے ساتھیوں کے ساتھ تعاون کرنا شامل ہے؟ کیا آپ کی میز پر  کوئی ایسے کام ہیں جو پروجیکٹ کو آگے بڑھنے سے روک رہے ہیں؟ ہو سکتا ہے یہ کام بہت چھوٹے اور آسان ہوں، لیکن نتائج کے لحاظ سے باقی ٹیم پر بڑا اثر ڈال سکتے ہیں۔

فیصلہ سازی

Pareto اصول مسئلہ حل کرنے کے عمل کے دوران بہترین فیصلے کرنے میں آپ کی مدد کر سکتا ہے۔ جب ایک مسئلہ کی بہت سی مختلف وجوہات ہوتی ہیں، تو Pareto اصول آپ کو بہترین حل تلاش  کرنے  میں مدد کر سکتا ہے۔ اس کے لیے چند اقدامات یہ ہیں:

1۔ان مسائل کی نشاندہی کریں جن کا آپ کی ٹیم سامنا کر رہی ہے۔ یہ وہ مسائل ہیں جن کا آپ فیصلہ سازی کے اس عمل کے اندر حل تلاش کرنے کی کوشش کر رہے ہیں۔

2۔ان مسائل کی وجوہات کی نشاندہی کریں۔ 5 Whys جیسے ٹول کا استعمال کرتے ہوئے، آپ جن مسائل کو حل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں ان کی تمام وجوہات تلاش کریں۔

3۔اپنے مسائل کو ملتے جلتے گروپس میں تقسیم کریں۔ آپ جن مسائل کو حل کرنے کی کوشش کر رہے ہیں ان میں سے کچھ اسباب ایک قسم کے ہوں گے، تو انہیں ایک ساتھ گروپ کریں۔ اس سے آپ کو یہ فیصلہ کرنے میں مدد مل سکتی ہے کہ آیا ایک حل دوسرے کئی  مسائل کو حل کر سکتا ہے۔

4۔کام  پر پڑنے والے اثرات کی بنیاد پر ان مسائل میں سے ہر ایک کو ایک سکور  تفویض کریں۔ یہ سکور1 سے 10 تک ہو سکتا  ہے۔

5۔اب کام کو متاثر کرنے والے 20فی صد مسائل پر توجہ مرکوز کرنے کے لیے ایک منصوبہ تیار کریں۔ خیال کیا جاتا  ہے کہاس طرح  ایک حل کئی  مسائل کو حل کرسکتا ہے۔ ہر مسئلے کو دیے جانے والے سکور کی بنیاد پر حساب لگائیں کہ کون سے مسائل  سب سے اوپروالے  20فی صد میں آتے ہیں۔ ایک بار جب آپ نے بنیادی مسئلہ کی نشاندہی کر لی، تو ایک ایسا حل تیار کرنے کا منصوبہ تیار کریں جس کے نتیجے میں 80% نتائج حاصل ہو سکیں۔

فیصلہ سازی کے لیے 80/20اصول کو استعمال کرنے کے طریقے کی مثال:

فرض  کریں آپ ایک ای کامرس کمپنی میں کام کرتے ہیں۔ آپ اپنی کسٹمر سروس کی تازہ ترین 100 شکایات پر ایک نظر ڈالتے ہیں، اور نوٹ کرتے ہیں  کہ زیادہ تر شکایات صارفین کو ٹوٹی ہوئی  مصنوعات ملنے کی وجہ سے  موصول ہو رہی ہیں۔ آپ کی ٹیم خراب پروڈکٹس کے لیے دیے گئے ریفنڈ کی رقم کا حساب لگاتی ہے اور پتا چلتا ہے کہ تقریباً 80فی صد  ریفنڈز ٹوٹی ہوئی  مصنوعات کی مد میں دیے گئے  تھے۔ آپ کی کمپنی ایسی مصنوعات  کے لیے رقم کی واپسی پر اخراجات سے بچنا چاہتی ہے، اس لیے آپ اس مسئلے کا  ترجیحی حل تلاش کرتے  ہیں۔

آپ کی ٹیم شپنگ کے دوران مصنوعات کی حفاظت کے لیے پیکیجنگ کو اپ ڈیٹ کرنے کا فیصلہ کرتی ہے، جس سے صارفین کو ٹوٹی ہوئی  مصنوعات موصول ہونے کا مسئلہ حل ہو جاتا ہے۔

کوالٹی کنٹرول

Pareto تجزیہ اور Pareto چارٹ کو سکس سگما(Six Sigma)   کوالٹی کنٹرول کے طریقہ کار میں بھی بڑی اہمیت حاصل ہے۔

سکس سگما کے طریقہ کار میں، پیریٹو چارٹ کا استعمال آپ کو کاموں کو ترجیح دینے میں مدد دیتا ہے۔ سکس سگما کا بنیادی مقصد پیداوار کی مقدار کو بڑھانے کے ساتھ اس  عمل میں اونچ نیچ  کی مقدار کو کم کرنا ہے۔ پیریٹو چارٹس سکس سگما طریقہ کار میں عام ہیں کیونکہ آپ تیزی سے معلوم  کر سکتے ہیں کہ ایک عمل میں زیادہ تر تبدیلیاں یا خرابیاں کہاں آ رہی  ہیں۔

پیریٹو اصول کے استعمال کے فوائد

Pareto اصول کو استعمال کرنے کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ آپ کم سے کم کام کے ساتھ زیادہ سے زیادہ اثر پیدا کر سکتے ہیں۔ یہ آپ کی ٹیم کو زیادہ مؤثر طریقے سے کام کرنے اور مخصوص اقدامات پر توجہ مرکوز رکھنے میں مدد دیتا   ہے۔

80/20  اصول آپ کے کام  کو کم وقت میں زیادہ نتیجہ خیز بنانے  میں مدد دے سکتا ہے، کیونکہ آپ  صحیح ترتیب میں اقدامات کی ترجیحات طے کرتے ہیں۔

پیریٹو اصول کے استعمال کے دیگر فوائد:

-آپ اور آپ کی ٹیم دونوں کے لیے واضح ترجیحات

-روزانہ کی پیداوری صلاحیت اور نتیجہ خیزی  میں اضافہ

-اپنے کام کو قابل انتظام حصوں میں تقسیم کرنے کی صلاحیت

-زیادہ مرکوز حکمت عملی

80/20 اصول استعمال کرنے کے نقصانات

Pareto اصول کی عام طورپر ایک غلط  تشریح یہ کی جاتی ہے کہ 20فی صد  کوشش سے آپ 80فی صد نتائج حاصل کر سکتے ہیں۔ ضروری نہیں کہ ایسا ہو۔ 20 اور 80فی صد آپ کی کوششوں سے نہیں ،بلکہ ان اسباب اور نتائج سے تعلق رکھتے ہیں جن پر آپ کام کر رہے ہیں۔ مقصد کوشش کی مقدار کو کم کرنا نہیں ہے، بلکہ ایک بڑا اثر پیدا کرنے کے لیے اپنی کوشش کو کام کے ایک مخصوص حصے پر مرکوز کرنا ہے۔ آپ کو اب  بھی 80فی صد  نتائج حاصل کرنے کے لیے 20فی صد وجوہات پر 100فی صد کوشش کرنی ہوگی۔

80/20 اصول کا ایک اور منفی پہلو یہ ہے کہ بعض اوقات ٹیم کے ارکان کام کے چند پہلوؤں پر بہت زیادہ توجہ مرکوز کر کے دوسرے پہلوؤں کو نظر انداز کر سکتے ہیں۔ اگر آپ صرف اہم کاموں پر توجہ مرکوز کر کے  کم اہم کاموں کو ایک طرف رکھ دیں گے، جیسے ای میل اور دیگر خط و کتابت، تو سارے کا سارا پرو جیکٹ ٹھپ ہو سکتا ہے۔لہٰذا اصل  چیلنج 80/20  اصول کو استعمال کرنے کا متوازن طریقہ  تلاش کر کے  اپنے باقی کاموں کو بھی پورا کرنا ہے، چاہے آپ کو 80فی صد نتائج نہ بھی حاصل ہوں۔ اس چیلنج سے نمٹنے  کے لیے، آپ ٹائم باکسنگ  جیسی تکنیک استعمال کر سکتے ہیں، جس پر ہم ان شاء اللہ آئندہ روشنی ڈالیں گے۔